Os calendários do escritório estão errados
Stuart Frisby gerou um ótima thread no Mastodon ontem, quando afirmou que "os calendários que usamos no trabalho deveriam assumir que as pessoas estão ocupadas o dia todo e que só estão disponíveis para reuniões em slots especificamente indicados por elas".
Para ele, a premissa de agenda vazia é horário disponível contribui para um estado permanente de distração das pessoas, que são arrastadas para reuniões que parecem trabalho mas normalmente não são — busywork, ahem.
Há várias coisas que penso em relação a reuniões demais que batem com o racional do Stuart. Então depois de acompanhar a discussão, ponderei algumas delas:
Primeiro, um canvas vazio (que deveria ser nossa agenda), acompanhado de um botão "criar reunião" não espelha em nada a nossa realidade. Aliás, quando computadores não existiam ainda era normal as pessoas marcarem seus compromissos nas respectivas agendas particulares, de papel. Ninguém ficava olhando os slots dos outros e todos assumiam que no momento em que não estava em reunião, era porque uma pessoa estava ocupada trabalhando.
Um design thinking bem pensado para um app revolucionário de calendário devia começar com todos os dias ocupados por inteiro, exceto onde fosse explicitamente indicado pelas pessoas que estão disponíveis para se reunir. Esse app poderia também indicar o que será gravado, não requerendo que a pessoa esteja na reunião naquele instante — e principalmente, ajudar a preservar os bloqueios sagrados, dentre os quais o mais sagrado é o horário da refeição, o seu direito de parar pra almoçar.
As agendas deveriam ser bloqueadas por padrão porque se estou sendo pago — recebendo salário para trabalhar durante o expediente — deveria ser óbvio que estou ocupado com algo, e não apenas esperando até alguém querer marcar reunião comigo.
Reservar horas de foco no seu calendário, como permite o Microsoft Viva, que está em uso na empresa onde trabalho, por exemplo, é uma abordagem super válida e que ajuda muito no progresso das atividades. Por outro lado, se agendar horas de foco para “trabalhar” é necessário, então concordo que há algo de errado. Chega a ser até mesmo paradoxal — eu e amigos no trabalho consumávamos dizer: “se estamos o dia todo em reunião, que horas então sobram pra fazer o trabalho que se acerta que de mãe ser feito durante as reuniões?”
Outras duas questões interessantes me vem à mente em relação a agendas bloqueadas por padrão.
Primeiro, não há nada de errado em assumir que qualquer pessoa que esteja em horário de expediente esteja trabalhando em alguma coisa relevante para a empresa. Assim seu tempo está “reservado“ ou “bloqueado“ para foco em atividades que a pessoa foi remunerada para fazer, e interromper esses focos precisaria ser negociável. Afinal, agenda vazia não é sinônimo de não se estar fazendo nada — embora, infelizmente, eu tenha conhecido muita gente ao longo da minha carreira que se orgulhava de agendas lotadas como “sinônimo de importância relativa”.
A segunda questão se refere a um princípio para agenda das pessoas que seria similar ao que se faz em segurança da informação. Todos os acessos são bloqueados por definição, e liberados somente mediante negociação e aprovação. Uma agenda bloqueada, então, somente teria espaço para reunião conforme liberação, negociação e acordo.